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Trainer (auch Lehrwarte/Instruktoren und Übungsleiter) fallen unter die Regelung der Reisekostenpauschale.
Pro Einsatztag (Training und Wettkampf) sind bis zu 120 Euro und pro Monat insgesamt bis zu 720 Euro steuerfrei, sofern sie für einen gemeinnützigen Sportverein tätig sind. (Bis 2022: 60/540 Euro)
Ebenso sind diese Beträge sozialversicherungsfrei , sofern es sich bloß um eine nebenberufliche Tätigkeit handelt.
Ob Trainer nun echte Dienstnehmer, freie Dienstnehmer, oder Selbständige sind, ist im Einzelfall zu beurteilen.
Wenn der Trainer hauptberuflich für ein und den selben Verein im täglichen Trainingsbetrieb tätig ist, geht es in Richtung freies Dienstverhältnis oder echtes Dienstverhältnis.
Wenn ein Trainer nur für Trainingslager oder punktuell tätig ist, kann auch ein Werkvertrag bei entsprechender Gestaltung und gelebter Praxis vorliegen.
Im kleinen Sportverein, wo der Trainer 2 Mal pro Woche abends 2-3 Stunden Training leitet und jedes zweite Wochenende ohne Entschädigung bei Wettkämpfen verbringt, wird gemäß Vereinsrichtlinien RZ 772 kein Dienstverhältnis vorliegen, da die Betätigung im Sport bzw. für den Sportverein im Vordergrund steht. Damit verbunden wird auch kein Leistungsaustausch vorliegen, womit auch aus Sicht der Sozialversicherung kein Dienstverhältnis bestehen kann (allenfalls ein freies DV), zumal ja auch Beträge bis 120/720 Euro nicht als Entgelt anzusehen sind. Es müssen natürlich entsprechende Aufzeichnungen geführt werden, und das Vereinbarte muss auch gelebt werden!
Wenn die mittels Pauschale abgegoltenen Trainerstunden per se den Eindruck erwecken könnten, dass es sich um eine Einkunftsquelle handeln kann, empfiehlt es sich, auch die anderen Tätigkeiten für den Sportverein (Trainingslager, Lehrgänge, Fortbildungen, Erstellung von Trainingsplänen, etc.) - die in aller Regel ja nicht abgegolten werden – aufzuzeichnen. So steigt schnell der wöchentliche Zeitaufwand um ein Vielfaches und es bleibt nur noch ein Stundensatz von Null Komma übrig, und nach Abzug der Ausgaben wird meist auch noch ein Verlust vorhanden sein --> Liebhaberei!
In der Einkommensteuer sind Entschädigungen bis 120 pro Tag und 720 Euro pro Monat steuerfrei.
Aufzeichnungen müssen vom Verein geführt werden (siehe Seite Formulare), jedoch kein Lohnkonto. Ab 2023 muss der auszahlende Verein aber jedenfalls zum Jahresende eine eine Sammelmeldung über die ausbezahlten PRAEs beim Finanzamt abgeben.
Neben diesen pauschalen Reiseaufwandsentschädigungen kann der Verein/Verband gemäß Lohnsteuerrichtlinien zusätzlich auch noch Fahrtmöglichkeiten (Bustransfer, Bahntickets, Flugtickets) oder Nächtigungsmöglichkeiten (bei Wettkämpfen, Trainingslagern,) bereitstellen. Wichtig ist hierbei, dass sowohl Fahrt als auch Nächtigung im Namen und auf Rechnung des Vereines bestellt und verrechnet werden. Noch besser ist es, wenn gleich durch den Verein/Verband bestellt und bezahlt wird.
Kilometergelder sind nämlich neben der Pauschale nicht möglich!
Ebenso kann der Verein Kosten von Lehrgängen, Trainingslagern aber auch Ausrüstungsgegenständen und Sportgeräten direkt übernehmen. Also wieder auf Rechnung des Vereins.
Achtung wenn Trainer bei mehreren Vereinen oder Verbänden tätig sind und/oder als Funktionär für den Verein tätig sind! Hier kann mitunter die Führung eines Lohnkontos durch den Verein erforderlich werden.
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