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Die Entscheidene Frage: Welches Formular muss ich wofür verwenden?
Die neuen Formulare für die Sportabrechnung:
Stand: 1. November 2023, Quelle: SportAustria
PRAE - Formulare
Pauschale Reiseaufwandsentschädigung (PRAE) Version 2023 - das neue Standardformular für die Abrechnung von Sportlern, Trainern, Schiedsrichtern und Sportbetreuern
Beilage zum PRAE-Formular (Verwendungszwecke) - Beilage zum PRAE-Formular zur ergänzenden Dokumentation der einzelnen Verwendungszwecke (insb. für Fördermittelverrechnung relevant)
Erklärung zum Einfacherhalt der PRAE - Dieses Formular muss einmalig vom Empfänger ausgefüllt werden, damit die steuerlichen Formalerfordernisse hinsichtlich der Aufzeichnungen erfüllt werden können.
PRAE-Meldeformular (L19) - Dieses Formular ist am Jahresende vom Verein für die Sammelmeldung an das Finanzamt zu verwenden. Entwurf (Stand: Feb. 23)
Leitfaden PRAE von Finanzministerium und Sozialversicherung, Version Okt. 2023
FAQ Liste von SportAustria, abgestimmt mit Finanzministerium und Sozialversicherung, Okt. 2023
Weitere Formulare
Letztempfängerliste - In der Regel nur noch für Funktionäre zu verwenden
Kostenzusammenstellung - Übersichtsblatt für die Kostenaufschlüsselung, insb. bei der Dokumentation der Mittelverwendung relevant
Honorarbestätigung - Honorarbestätigung
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Welches Formular soll ich nun aber wofür verwenden?
Weil es zur Frage „Letztverbraucherliste – Ja oder Nein?“ immer wieder Verwirrung gibt, hier unsere praxisnahe und hoffentlich verständliche Sicht der der Dinge.
Welches Formular soll ich wofür verwenden?
1. Die Letztverbraucherliste
Dieses seit vielen Jahren im Sport verwendete Formular ist zur Abrechnung nur noch in bestimmten Fällen ausreichend.
1A) Die Letztverbraucherliste kann bei Funktionären verwendet werden.
1B) Ebenso im Einzelfall wenn es keine regelmäßige Auszahlung gibt und „auch nichts zu verdienen“ ist. Z.B. wenn eine Jugendmannschaft zum Bundesländercup fährt, und die Sportlerinnen maximal ein Essensgeld bekommen, mit dem sie sich dort ein Mittagessen kaufen können.
Oder wenn ein Kampfrichter bei einem Leichtathletikmeeting für einen Tag lang Wurfweite messen ein Essensgeld und die ihm entstandenen Kosten der Bahnfahrt ersetzt bekommt.
„Nichts zu verdienen“ heißt ganz konkret, dass das Taggeld zur Abdeckung des Verpflegungsmehraufwandes bei einem ganzen Tag Mithilfe bei einer Veranstaltung nicht höher als 26,40 Euro ist, und an Fahrtkosten nur die Bahnfahrt 2. Klasse ersetzt wird. In diesem Fall kann beispielsweise bei einer Veranstaltung weiterhin mittels Letztverbraucherliste abgerechnet werden.
Ich habe die Frage, ob ein freiwilliger Vereinsmitarbeiter zusammen mit dem Zivil-und Arbeitsrechtsexperten Helge Eckert in einem Fachartikel für die SWK (Heft 19/2011) diskutiert (sie finden diesen Text auf www.sport-steuer.at unter downloads und auf www.slt-steuerberatung.at ).
Wir meinen, dass bei Personen die aus Jux und Tollerei sich eben aus dem Gemeinnützigkeitsdenken heraus für den Verein oder Verband engagieren, und dafür je nach Budgetlage die ihnen entstandenen Kosten (Verpflegungsmehraufwand & Fahrtkosten) ersetzt werden, kein
Dienstverhältnis, kein Leistungsaustausch und kein Entgelt vorliegen kann.
Die Finanz teilt diese Sicht übrigens in den Vereinsrichtlinien, und der Hauptverband der Sozialversicherungsträger hält reinen Aufwandsersatz bei freiwilligen Mitarbeitern im Rettungswesen auch nicht für ein Entgelt! – Hier ist also keine Aufzeichnung mittels PRAE-Formular notwendig!
Achtung: Für das tägliche Training kann nicht mit Taggeld und Bahnfahrtkosten abgerechnet werden, es muss das PRAE-System verwendet werden, weil es sich nicht um eine Reise im steuerlichen Sinne handelt!
2. Das PRAE-Formular
Für alle jene Personen, bei denen grundsätzlich etwas übrig bleiben und ein Leistungsaustausch bestehen könnte, sollte das PRAE-Formular verwendet werden. Denn damit die Steuer- und Sozialversicherungsbefreiung für die im Sport nebenberuflich tätigen Personen greifen kann, müssen die Auszahlungen personenbezogen und monatsweise erfasst werden. Und das ist eben bei der Letztverbraucherliste nicht der Fall, dort wird nur veranstaltungsbezogen dokumentiert.
2A) Bei Sportlern, Trainern, Schiedsrichtern etc. ist also in aller Regel wenn etwas höhere Beträge ausbezahlt werden (Richtwert >26,40€) mit diesem Formular abzurechnen.
Kurz gesagt, wenn mehr als 26,40 Euro an Kosten ersetzt werden sollen, und/oder es sich um eine regelmäßige Tätigkeit handelt, ist dieses Formular zu verwenden! Auch bei Grenzfällen sollte sicherheitshalber das PRAE-Formular verwendet werden.
Wenn für Abrechnungszwecke – etwa Dokumentation der Verwendung von Sportfördermitteln – eine genauere Benennung der einzelnen Tätigkeiten erforderlich ist, kann dies mittels „Beilage zum PRAE-Formular“ gemacht werden.
Ein Beispiel: Wird ein Vereinstrainer von seinem Verein z.B. zur Staatsmeisterschaft zwecks Betreuung der Vereinssportler gesendet, und erhält er dafür eine pauschale Fahrt- und Reiseaufwandsentschädigung, so ist dieser Betrag genauso wie die Entschädigungen für das laufende Training beim jeweiligen Monat via PRAE-Formular aufzuzeichnen. Es handelt sich ja sowohl bei Training als auch Wettkampf um einen Einsatztag im steuerlichen Sinne.
Zusammengefasst:
In den Fällen, wo maximal die Bahnfahrt und das 26,40-Taggeld ersetzt werden und ganz klar ist, dass kein Leistungsaustausch vorliegt und es auch nix zu verdienen gibt, wird die Letztverbraucherliste reichen, da es sich nicht um ein Entgelt handeln kann, sondern nur um einen reinen Kostenersatz.
In allen anderen Fällen sollte aber auf das PRAE-System gewechselt werden, damit von Krankenkasse
und Finanzamt keine Überraschungen zu erwarten sind!
Stand: Februar 2013.
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