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Formulare für Sportvereine
Die neuen Formulare für die Sportabrechnung:
Stand: 24. März 2010
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Pauschale Reiseaufwandsentschädigung (PRAE) - das neue
Standardformular für die Abrechnung von Sportlern, Trainern,
Schiedsrichtern und Sportbetreuern
Beilage zum PRAE-Formular - Beilage zum PRAE-Formular zur ergänzenden
Dokumentation der einzelnen Verwendungszwecke (insb. für
Fördermittelverrechnung relevant)
Erklärung zum Einfacherhalt der PRAE - Dieses Formular muss einmalig vom
Empfänger ausgefüllt werden, damit die steuerlichen Formalerfordernisse
hinsichtlich der Aufzeichnungen erfüllt werden können.
Letztempfängerliste - In der Regel nur noch für Funktionäre zu verwenden
Teilnehmerliste - Liste zur Dokumentation der Teilnehmer bei
Veranstaltungen, Lehrgängen, etc.
Kostenzusammenstellung - Übersichtsblatt für die Kostenaufschlüsselung,
insb. bei der Dokumentation der Mittelverwendung relevant
Honorarbestätigung - Honorarbestätigung
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Welches Formular soll ich nun aber wofür verwenden?
1. Die Letztverbraucherliste
Dieses seit vielen Jahren im Sport verwendete Formular ist zur Abrechnung nur noch in bestimmten Fällen ausreichend.
1A) Die Letztverbraucherliste kann bei Funktionären verwendet werden.
1B) Ebenso im Einzelfall wenn es keine regelmäßige Auszahlung gibt und „auch nichts zu verdienen“ ist. „Nichts zu verdienen“ heißt ganz konkret, dass das Taggeld zur Abdeckung des Verpflegungsmehraufwandes nicht höher als 26,40 Euro ist, und an Fahrtkosten nur die Bahnfahrt 2. Klasse ersetzt wird. In diesem Fall kann beispielsweise bei einer Veranstaltung weiterhin mittels Letztverbraucherliste abgerechnet werden.
Achtung: Für das tägliche Training kann nicht mit Taggeld und Bahnfahrtkosten abgerechnet werden!
2. Das PRAE-Formular
Damit die Steuer- und Sozialversicherungsbefreiung für die im Sport nebenberuflich tätigen Personen greifen kann, müssen die Auszahlungen personenbezogen und monatsweise erfasst werden.
2A) Bei Sportlern, Trainern, Schiedsrichtern etc. ist also in aller Regel mit diesem Formular abzurechnen, vor allem wenn mehr als 26,40 Euro pro Einsatztag ausbezahlt werden.
Kurz gesagt, wenn mehr als 26,40 Euro an Kosten ersetzt werden sollen, und/oder es sich um eine regelmäßige Tätigkeit handelt, ist dieses Formular zu verwenden!
Zum PRAE-Formular ist zusätzlich ein Mal am Beginn der Tätigkeit im Verein das Formular „Erklärung zum Einfacherhalt der PRAE“ auszufüllen und beim Verein aufzubewahren.
Wenn für Abrechnungszwecke – etwa Dokumentation der Verwendung von Sportfördermitteln – eine genauere Benennung der einzelnen Tätigkeiten erforderlich ist, kann dies mittels „Beilage zum PRAE-Formular“ gemacht werden.
Zusammengefasst:
In den Fällen, wo nur die Bahnfahrt und das 26,40-Taggeld ersetzt wird, wird die Letztverbraucherliste reichen, da es sich nicht um ein Entgelt handeln kann.
In allen anderen Fällen sollte aber auf das PRAE-System gewechselt werden, damit von Krankenkasse und Finanzamt keine Überraschungen zu erwarten sind!
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Steuerberatung,